Umfang und Grenzen der Vorlagepflicht von E-Mails in Betriebsprüfungen
Die digitale Kommunikation rückt stärker in den Fokus der Betriebsprüfung: Der Bundesfinanzhof stellt klar, wann steuerlich relevante E-Mails vorgelegt werden müssen und wo die Finanzverwaltung Grenzen einhalten muss. Damit wird das Archivierungssystem wichtiger denn je.
Der Bundesfinanzhof hat kürzlich eine für die Praxis bedeutsame Entscheidung getroffen. Sie betrifft die zunehmende Digitalisierung und die damit verbundenen steuerlichen Pflichten. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage, ob und in welchem Umfang E-Mails im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung vorzulegen sind und wie weit diese Pflicht reicht.
Streit um die Vorlage steuerlich relevanter E-Mails
Im konkreten Streitfall war der Ausgangspunkt eine Außenprüfung durch das Finanzamt. Dabei verlangte das Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung die Vorlage sämtlicher steuerlich relevanter Unterlagen, darunter auch E-Mails.
Umstritten war, ob die E-Mails als Handels- und Geschäftsbriefe im Sinne der Abgabenordnung gelten und damit aufbewahrungspflichtig sind. Zu den Handels- und Geschäftsbriefen zählen grundsätzlich zum Beispiel Angebote, Bestellungen, Verträge und Vereinbarungen sowie Lieferscheine und Auftragsbestätigungen.
E-Mails können aufbewahrungspflichtig sein
Der Bundesfinanzhof urteilte, dass E-Mails in jedem Fall dann aufbewahrungspflichtig sind, wenn sie steuerlich relevante Informationen enthalten. Dazu zählen auch digitale Unterlagen zu Konzernverrechnungspreisen. Weiterhin wurde ausgeführt, dass die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung tatsächlich die Vorlage sämtlicher steuerlich relevanter E-Mails verlangen darf.
Doch auch die Vorlagepflicht hat ihre Grenzen. Nicht zulässig dagegen sei die Anforderung eines sogenannten »Gesamtjournals«, welches alle E-Mails umfasst, einschließlich solcher ohne steuerlichen Bezug. Eine solche Pflicht würde über die gesetzlichen Pflichten hinausgehen.
Was Unternehmen jetzt beachten sollten
Unternehmen müssen sicherstellen, dass steuerlich relevante E-Mails revisionssicher archiviert werden. Sinnvoll ist eine systematische Organisation, damit relevante E-Mails zuverlässig erkannt, gespeichert und bei Bedarf wiedergefunden werden können. Dabei helfen eindeutige Prozesse und gut strukturierte Ablagesysteme, zum Beispiel durch passende Ordnerstrukturen. Auch datenschutzrechtliche Bestimmungen bleiben wichtig. Private E-Mails oder rein interne Nachrichten ohne steuerlichen Bezug müssen nicht vorgelegt werden.
Digitalisierung zieht steuerliche Pflichtveränderungen nach sich
Die Entscheidung des Bundesfinanzhofs verdeutlicht, dass die Digitalisierung auch die steuerlichen Pflichten verändert. Demnach sollten Unternehmen ihre Dokumentations- und Archivierungsprozesse anpassen, um den Anforderungen der Finanzverwaltung gerecht zu werden. Prüfen Sie Ihre Archivierungssysteme und kontrollieren Sie, ob die steuerlich relevanten E-Mails bei Ihnen tatsächlich auffindbar und revisionssicher gespeichert sind.
Quelle: BFH, Beschluss vom 30. April 2025, XI R 15/23, IStR 2025, S. 785