Geschenke an Geschäftspartner: Was gibt es steuerlich zu beachten?

Ein Geschenk an einen Geschäftspartner als kleine Geste der Wertschätzung ist immer eine gute Idee. Damit das Präsent nicht zum steuerlichen Reinfall wird, gibt es einiges zu beachten.

06. November 2023
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Geschäftspartner spielen für den unternehmerischen Erfolg eine zentrale Rolle. Um Geschäftsbeziehungen zu pflegen, ist nicht nur der regelmäßige Kontakt elementar. Mit Geschenken können Sie Ihren Kooperationspartnern Ihre Wertschätzung ihnen gegenüber vermitteln und eine positive Grundlage für die künftige Zusammenarbeit schaffen.

Geschenke und Betriebsausgabenabzug

Durch die steuerliche Brille betrachtet ist nicht jedes Geschenk an Geschäftspartner per se als Betriebsausgabe abzugsfähig. Die Auswahl des Geschenks sollte daher mit Bedacht erfolgen.

Die steuerliche Abzugsfähigkeit der Kosten eines Geschenks an einen Geschäftspartner setzt voraus, dass die Schenkung aus betrieblichen Gründen erfolgt und keine Gegenleistung damit verbunden ist. Das bedeutet: Ein Geschenk setzt eine unentgeltliche Zuwendung an den Empfänger voraus.

Der Zweck, Geschäftsverbindungen anzubahnen, zu sichern oder zu verbessern, stellt hier keine Gegenleistung dar. Der Sinn und Zweck von Geschenken ist der, sich in Erinnerung zu bringen.

Abzugsfähig sind Geschenke beispielsweise in Form von Blumen, Theaterkarten und andere Eintrittskarten sowie allgemein Sach- und Geldgeschenke (ohne Gegenleistung). Für den Abzug dieser Aufwendungen als Betriebsausgaben müssen die nachfolgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Geschenke an Geschäftsfreunde sind nur bis zu einem Wert von 35 Euro netto pro Jahr und Empfänger als Betriebsausgabe abzugsfähig.
  • Die nichtabziehbare Vorsteuer (bei nicht vorsteuerabzugsberechtigten
  • Unternehmern, zum Beispiel bei Ärzten) ist in die Ermittlung der Wertgrenze einzubeziehen. In diesen Fällen darf der Bruttobetrag (inklusive Umsatzsteuer) nicht mehr als 35 Euro betragen.
  • Es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorhanden sein. Der Schenker muss auf dieser den Namen des Empfängers vermerken. Bei Rechnungen mit vielen Positionen sollte eine gesonderte Geschenkeliste mit den Empfängernamen sowie der Art und der Betragshöhe des Geschenks gefertigt werden.
  • Schließlich müssen die Aufwendungen in der Buchführung auf ein separates Konto, zum Bespiel »Geschenke an Geschäftsfreunde«, getrennt von allen anderen Betriebsausgaben, gebucht werden.

Überschreitet die Wertgrenze sämtlicher Geschenke pro Person und Wirtschaftsjahr den Betrag von 35 Euro oder werden die formellen Voraussetzungen nicht beachtet, sind die Geschenke an diese Personen insgesamt nicht abzugsfähig.

Geschenke über 35 Euro: Wann sind Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug dennoch möglich?

Im beruflichen Kontext kann es aber sein, dass Sie in die Situation kommen, dass für Geschenke an einen Geschäftspartner 35 Euro pro Kalenderjahr einfach nicht ausreichen. Hier kommt ein Praxistipp, wie Sie dennoch Ihren Betriebsausgabenabzug sichern und auf die Pauschalversteuerung verzichten können.

Der wichtigste Grundsatz für die Abzugsfähigkeit lautet: Das Präsent muss durch den Beschenkten ausschließlich betrieblich genutzt werden können. Ist dies erfüllt, können Unternehmer ihren Geschäftspartnern Geschenke machen, die weit über die 35-Euro-Grenze hinausgehen. Der Betriebsausgabenabzug bei Ihnen ist sichergestellt und bei Vorsteuerabzugsberechtigung steht Ihnen der volle Vorsteuerabzug zu.

Die folgenden Beispiele sollen dies verdeutlichen:

  • Ein Unternehmer schenkt einem langjährigen Geschäftspartner, einem Gastronomen, eine Gastro-Kaffeemaschine mit Werbelogo für 3000 Euro.
  • Ein selbstständiger Fotograf schenkt einem Geschäftspartner für seine Werbeagentur ein Bildbearbeitungsprogramm im Wert von 1200 Euro.
  • Ein selbstständiger Arzt schenkt einem Arzt, der seine Praxis in der Urlaubszeit betreut, eine Fachbuchreihe im Wert von 800 Euro.

Überlegen Sie sich genau, welches Geschenk zu Ihrem Geschäftspartner sowie dessen Beruf passt und welches dieser nur betrieblich verwenden kann. So können Sie trotz 35-Euro-Grenze vom Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug profitieren und Ihrem Geschäftsfreund ein angemessenes Geschenk machen.

Wichtig ist, dabei die Nachweispflichten zu beachten. Daher empfehlen wir ein Foto vom Präsent zu machen und zusammen mit der Rechnung in den Geschäftsunterlagen aufzubewahren, um mögliche Streitigkeiten mit dem Finanzamt schnell ausräumen zu können.

Geschenke und Pauschalbesteuerung

Ist der Beschenkte ein Unternehmer, muss er den Wert des Geschenks in der Regel als Betriebseinnahme erfassen. Wie wir in der Praxis immer wieder erleben, ist es keine Seltenheit, dass im Rahmen einer Außenprüfung Sachgeschenke festgestellt werden, die der Beschenkte nicht als Betriebseinnahme erfasst hat.

Die Folge: Er muss nachträglich Steuern darauf zahlen. Ein Geschenk kann so den gewünschten Effekt verfehlen. Das können Sie vermeiden, indem Sie die Zuwendung pauschal versteuern. Sie haben bei betrieblich veranlassten Sachzuwendungen und Geschenken die Möglichkeit, eine Pauschalsteuer von 30

Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer zu leisten. Die Pauschalsteuer wird ans Finanzamt abgeführt und darf dann als Betriebsausgabe verbucht werden.

Im Klartext: Der Schenker übernimmt die Pauschalsteuer und befreit damit den Beschenkten von der Besteuerung. Dieser muss dann nichts weiter tun. Wichtig ist in diesem Zusammenhang aber, dass der Schenker den Beschenkten über die Steuerübernahme unterrichtet, sonst geht die Steuerübernahme ins Leere.

Ausnahme von der Pauschalbesteuerung: Streuwerbeartikel

Kleine Werbegeschenke von geringem Wert bis 10 Euro werden nicht besteuert. Sie gelten als Streuwerbeartikel, welche das Ziel haben, durch ihre breite Streuung eine Vielzahl von Menschen zu erreichen und damit den Bekanntheitsgrad des Unternehmens zu steigern.

Die Finanzverwaltung stuft alle Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten unter 10 Euro liegen, als Streuwerbeartikel ein. Besteht der einzelne Werbeartikel aus einer Sachgesamtheit, zum Beispiel Präsentkorb, ist für die Prüfung der 10-Euro-Grenze auf den Wert der Sachgesamtheit abzustellen.

Ausnahme von der Pauschalbesteuerung: Aufmerksamkeiten

Auch bloße Aufmerksamkeiten in der Form von Sachzuwendungen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses, wie Geburtstag beziehungsweise Jubiläum sind keine Geschenke und werden daher nicht  pauschal besteuert. Das gilt, sofern der Wert der Aufmerksamkeit 60 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigt. (Ad/Ib)