Wann ist ein elektronisches Fahrtenbuch »ordnungsgemäß«?

Regelmäßig kommt es zu Diskussionen mit dem Finanzamt, ob ein Fahrtenbuch als »ordnungsgemäß« anzusehen ist. Diese Diskussion umfasst neben dem altbekannten »Papier-Fahrtenbuch« zwischenzeitlich auch die Anerkennung von elektronischen Fahrtenbüchern.
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Die Anbieter elektronischer Fahrtenbücher werben regelmäßig damit, dass die Programme finanzamtskonform sind. Aber für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuches beziehungsweise für Fahrtenbuch-Software gibt es kein Zertifizierungsverfahren. Alleine die Möglichkeit, mit elektronischen Mitteln das Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen zu können, reicht nicht aus. Im Einzelfall muss auch der elektronische Fahrtenbuchführer sämtliche Spielregeln der Finanzverwaltung beachten, um nicht bei einer späteren Außenprüfung Gefahr zu laufen, die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs versagt zu bekommen.

Der Begriff »ordnungsgemäßes Fahrtenbuch« ist gesetzlich nicht definiert. Im Rahmen von Außenprüfungen werden deshalb regelmäßig Einzelfallprüfungen bezüglich der Ordnungsmäßigkeit vorgenommen. Dabei ist ein elektronisches Fahrtenbuch durch die Finanzverwaltung anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten »Papier«-Fahrtenbuch gewinnen lassen. Die Finanzverwaltung hat darauf hingewiesen, dass die eindeutige Kennzeichnung einer geänderten Eingabe sowohl in der Anzeige des elektronischen Fahrtenbuchs am Bildschirm als auch in seinem Ausdruck unverzichtbare Voraussetzung für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs ist. Es muss darüber hinaus sichergestellt sein, dass die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für ein Fahrtenbuch (10 Jahre) unveränderlich aufbewahrt und lesbar gemacht werden können.

Welche Spielregeln müssen also bei Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuchs eingehalten werden?
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Das elektronische Fahrtenbuch muss gewährleisten, dass alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden. Die Anforderung der zeitnahen Führung sieht die Finanzverwaltung als erfüllt an, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.

Gerade auf diese zeitnahe Abspeicherung des aufgesuchten Geschäftspartners und des konkreten Fahrtanlasses sollte ein besonderes Augenmerk gelegt werden. Sämtliche Änderungen müssen in der Änderungshistorie des elektronischen Fahrtenbuchs mit Änderungsdatum/-daten und (jeweils) ursprünglichem Inhalt ersichtlich sein. Das im Rahmen einer Außenprüfung bestehende Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung erfasst auch elektronische Fahrtenbücher einschließlich der maschinellen Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten. Für den Außenprüfer ist es somit ein Leichtes nachzuvollziehen, ob dem Fahrer die zeitnahe Ergänzung der automatisch vom elektronischen Fahrtenbuch aufgezeichneten Daten gelungen ist.

Anfang des Jahres hat das Finanzgericht Niedersachsen in einem Urteil die strengen von der Finanzverwaltung an ein elektronisches Fahrtenbuch gestellten Anforderungen bestätigt. Nach Auffassung des Finanzgerichts ist allein die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege des betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System nicht ausreichend. Neben dem Bewegungsprofil müssen auch die Fahrtanlässe zeitnah erfasst werden.
Für die Praxis bedeutet dies, dass auch ein elektronisches Fahrtenbuch letztlich nur so gut ist, wie der Fahrer, der zeitnah und vollständig die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlichen Angaben nachpflegt.

01.11.2019

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