Umsatzsteueridentifikationsnummer – was ist zu beachten?

Die Verwendung einer Umsatzsteueridentifikationsnummer durch den Leistungsempfänger weist diesen als Unternehmer aus, der die Leistung für sein Unternehmen bezieht. Sie dient somit dem Nachweis des unternehmerischen Leistungsbezugs, was insbesondere bei grenzüberschreitenden Sachverhalten innerhalb der Europäischen Union eine Rolle spielt.
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Fraglich ist, was als ordnungsgemäße Verwendung einer Umsatzsteueridentifikationsnummer gilt und somit, wann der Leistungserbringer von einem unternehmerischen Leistungsbezug ausgehen darf. Die Verwaltung sieht eine Umsatzsteueridentifikationsnummer unter folgenden Umständen als ordnungsgemäß verwendet an.

Verwendet der Leistungsempfänger eine Umsatzsteueridentifikationsnummer, soll dies grundsätzlich vor Ausführung der Leistung erfolgen und in dem jeweiligen Auftragsdokument schriftlich festgehalten werden. Der Begriff »Verwendung« einer Umsatzsteueridentifikationsnummer setzt ein positives Tun des Leistungsempfängers, in der Regel bereits bei Vertragsabschluss, voraus.

So kann zum Beispiel auch bei mündlichem Abschluss eines Auftrags zur Erbringung einer sonstigen Leistung eine Erklärung über die Unternehmereigenschaft und den unternehmerischen Bezug durch Verwendung einer bestimmten Umsatzsteueridentifikationsnummer abgegeben und dies vom Auftragnehmer aufgezeichnet werden.

Es reicht ebenfalls aus, wenn bei der erstmaligen Erfassung der Stammdaten eines Leistungsempfängers zusammen mit der für diesen Zweck erfragten Umsatzsteueridentifikationsnummer zur Feststellung der Unternehmereigenschaft und des unternehmerischen Bezugs zusätzlich eine Erklärung des Leistungsempfängers aufgenommen wird, dass diese Umsatzsteueridentifikationsnummer bei allen künftigen – unternehmerischen – Einzelaufträgen verwendet werden soll.

Eine im Briefkopf eingedruckte Umsatzsteueridentifikationsnummer oder eine in einer Gutschrift des Leistungsempfängers formularmäßig eingedruckte Umsatzsteueridentifikationsnummer reicht allein nicht aus, um die Unternehmereigenschaft und den unternehmerischen Bezug der zu erbringenden Leistung zu dokumentieren.

Fazit: Achten Sie darauf, dass der Leistungsempfänger die Umsatzsteueridentifikationsnummer »aktiv« verwendet und somit den unternehmerischen Leistungsbezug eindeutig anzeigt.

Falls die Unternehmereigenschaft des Leistungsempfängers und der unternehmerische Bezug der Leistung nicht nachgewiesen werden, kann es zur nachträglichen Aberkennung der Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen und somit zu Steuernachzahlungen kommen. Gleiches gilt bei der Erbringung von Dienstleistungen. Hier kann es bei fehlendem Nachweis der Unternehmereigenschaft des Leistungsempfängers und des unternehmerischen Leistungsbezugs zur Änderung des Ortes der Leistung und damit verbundenen Steuernachzahlungen kommen (keine Steuerschuldumkehr).

Um Probleme mit der Finanzverwaltung zu vermeiden, wenden Sie sich in Zweifelsfällen an Ihren persönlichen Berater.

13.07.2021
Franz Nicolas Keil

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