Neuerungen bei Gutscheinen und Geldkarten ab 2022

Bereits seit 2020 gibt es gesetzliche Einschränkungen für Gutscheine, Geldkarten und zweckgebundene Geldleistungen. Aufgrund erheblicher Kritik hatte die Finanzverwaltung die Neuregelung zumindest für Sach-Gutscheine vorübergehend bis Ende 2021 teilweise ausgesetzt. Ab 1. Januar 2022 gelten endgültig und vollumfänglich die neuen Regeln.

Gutscheine und Geldkarten: Wichtige Unterschiede zwischen Sachbezügen und Geldleistungen

Kritisch hinsichtlich der Sachbezugseigenschaft sind seit der Änderung insbesondere »Geldkarten«, die im Rahmen unabhängiger Systeme des unbaren Zahlungsverkehrs eingesetzt werden können, sowie Gutscheine mit unbegrenzten Einlösungsmöglichkeiten.

Für die Anwendung der Sachbezugsgrenze in Betracht kommen nur Sachleistungen, aber kein Geld. Zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten, sind grundsätzlich keine Sachbezüge, sondern Geldleistungen. Das führt dazu, dass die Übergabe von Geld an den Mitarbeiter, auch wenn dieses als zweckgebundene Leistung für einen Sachbezug hingegeben wird, steuerpflichtig ist. Ebenso sind nachträgliche Kostenerstattungen als Barlohn vom ersten Euro an steuerpflichtig.

Checkliste: Diese Gutscheine und Geldwertkarten gelten als Barlohn

Gerade zum bevorstehenden Jahreswechsel sollten künftig ausgegebene Gutscheine auf die geänderten Vorgaben geprüft werden; hiermit wird sichergestellt, dass auch künftig Sachlohn vorliegt.

Gutscheine und Geldkarten, die …

• über eine Barauszahlungsfunktion (es ist nicht zu beanstanden, wenn verbleibende Restguthaben bis zu einem Euro ausgezahlt werden können) oder
• über eine eigene IBAN verfügen,
• die für Überweisungen (zum Beispiel Paypal) oder
• für den Erwerb von Devisen (zum Beispiel Pfund, US-Dollar, Franken) verwendet sowie
• als generelles Zahlungsinstrument hinterlegt werden können

gelten bereits seit dem 1. Januar 2020 als Barlohn.

Ausnahmen für Gutscheine mit Sachbezug

Mit Wirkung ab 1. Januar 2022 hat der Gesetzgeber mit Bezug auf das Zahlungsdienstaufsichtsgesetz (ZAG) drei Ausnahmen zugelassen, wann ein Gutschein beziehungsweise eine Geldkarte weiterhin einen Sachbezug darstellt, und zwar bei Gutscheinen und Geldkarten für limitierte Netze, für limitierte Produktpaletten oder für Instrumente zu steuerlichen sowie sozialen Zwecken.

Gutscheine und Geldkarten für ein limitiertes Netz gehören zu den Sachbezügen, wenn sie unabhängig von einer Betragsangabe dazu berechtigen, ausschließlich Waren oder Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins mit Sitz im Inland zu beziehen oder aufgrund von Akzeptanzverträgen zwischen Aussteller beziehungsweise Emittent und Akzeptanzstellen bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Dazu gehören:

• Wiederaufladbare Geschenkkarten für den Einzelhandel
• City-Cards
• Kundenkarten von Shopping-Malls
• Centergutscheine
• Aus Vereinfachungsgründen bei von einer bestimmten Ladenkette (einem bestimmten Aussteller) ausgegebene Kundenkarten zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen in den einzelnen Geschäften im Inland oder im Internetshop dieser Ladenkette mit einheitlichem Marktauftritt (zum Beispiel ein Symbol, eine Marke, ein Logo).
• Tankkarten einer Tankstellenkette zum Bezug von Waren und Dienstleistungen mit einheitlichem Marktauftritt.
• Ein vom Arbeitgeber selbst ausgestellter Gutschein, wenn die Akzeptanzstellen aufgrund eines vorher geschlossenen Rahmenvertrages unmittelbar mit dem Arbeitgeber abrechnen.
• Karten eines Online-Händlers, die nur zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen aus seiner eigenen Produktpalette berechtigten (ohne Marketplace).

Was versteht man unter einem »begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen«?

Bisher noch unklar war, wie ein »begrenzter Kreis von Akzeptanzstellen« zu definieren ist. Ergänzend hat die Finanzverwaltung in Übereinstimmung mit dem BAFIN-Merkblatt nunmehr bestimmt, dass die Voraussetzungen hierfür erfüllt sind, wenn Einkaufs- und Dienstleistungsverbünde auf die unmittelbar aneinander angrenzenden zweistelligen Postleitzahlen (PLZ-)Bezirke begrenzt werden. Dabei werden Städte und Gemeinden, die jeweils in zwei PLZ-Bezirke fallen, als ein PLZ-Bezirk betrachtet. Die Finanzverwaltung akzeptiert damit das von zahlreichen Kartenanbietern geforderte Postleitzahlenmodell. Keine Aussage trifft die Finanzverwaltung dazu, ob sich der postleitzahlenmäßig begrenzte Verbund am Arbeitsort, am Wohnort oder an einem sonstigen Ort (zum Beispiel der Ort der Ferienwohnung) befinden muss. Unseres Erachtens ist nur entscheidend, dass die Begrenzung auf aneinandergrenzende Postleitzahlenbezirke vorliegt. Wo sich die Einlösungsorte befinden, ist hingegen unerheblich.

Dies bedeutet bei einer Stadt wie Hannover, dass sich die unbedenkliche regionale Begrenzung auf deren Postleitzahlenbezirk 30, aber darüber hinaus auch auf die angrenzenden Postleitzahlbezirke 29 und 31 erstrecken kann. Bei größeren Städten, die für sich genommen mehrere Postleitzahlbezirke umfassen, werden diese als ein Postleitzahlbezirk angesehen.

Wann gelten Gutscheine und Geldkarten immer als Sachbezüge?

Gutscheine oder Geldkarten gehören ebenfalls zu den Sachbezügen, wenn sie unabhängig von einer Betragsangabe dazu berechtigen, Waren oder Dienstleistungen ausschließlich aus einer sehr begrenzten Waren- oder Dienstleistungspalette zu beziehen. Auf die Anzahl der Akzeptanzstellen und den Bezug im Inland kommt es dabei nicht an. Hiernach begünstigt sind Gutscheine und Geldkarten, die beispielsweise begrenzt sein können auf …

• den Personennah- und Fernverkehr,
• Kraftstoff, Ladestrom und so weiter (»Alles, was das Auto bewegt«),
• Bücher, Zeitungen und Zeitschriften, auch als Hörbücher oder Downloads,
• Streamingdienste für Filme und Musik,
• Fitnessleistungen,
• Beauty und so weiter.

Auch zu den Sachbezügen gehören Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke im Inland eingesetzt werden können. Vorrangig kommen hierfür Verzehrkarten in Form von Essensgutscheinen, Restaurantschecks sowie digitale Essenmarken in Frage.

Gutscheine und Geldkarten: Stellungnahme des Bundesministeriums für Finanzen

Mit Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) vom 13. April 2021 hat die Finanzverwaltung klargestellt, dass die vom Arbeitgeber getragenen Gebühren für die Bereitstellung und Aufladung von Gutscheinen und Geldkarten keinen zusätzlichen geldwerten Vorteil darstellen. Die Gebühren sind also bei der Anwendung der Sachbezugsfreigrenze nicht einzurechnen.

Auch zum Zufluss-Zeitpunkt des Arbeitslohns hat die Finanzverwaltung in dem BMF-Schreiben Stellung genommen. Der Zufluss als Arbeitslohn bei einem Gutschein oder einer Geldkarte, die bei einem Dritten einzulösen sind, ist im Zeitpunkt der Hingabe an den Mitarbeiter durch den Arbeitgeber. Um Probleme im Rahmen von Lohnsteueraußenprüfungen mit der Finanzverwaltung zu vermeiden, ist das Führen von Aufzeichnungen mit dem Datum der Übergabe an die Mitarbeiter sinnvoll.

Bereits seit 2020 fallen Gutscheine und Geldkarten nur noch dann unter die Sachbezugsfreigrenze, wenn sie vom Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Der steuerliche Vorteil soll damit insbesondere im Rahmen von Gehaltsumwandlungen ausgeschlossen werden. Die »Zusätzlichkeit« ist immer dann gegeben, wenn der Vorteil zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn hinzutritt.

Die großen Player wie zum Beispiel Edenred und Sodexo stellen zum Jahresende ihre Gutscheinsysteme entsprechend den steuerrechtlichen Anforderungen um. Sollten Sie im Rahmen der Nettolohnoptimierung für Ihre Mitarbeiter Gutscheine oder Geldkarten nutzen, lautet unsere Empfehlung, Kontakt zum Anbieter aufzunehmen, um sicherzustellen, dass auch weiterhin die Sachbezugsfreigrenze genutzt werden kann.