Häufige Fehler bei der Rechnungsstellung im Fall der Proformarechnungen

Für zu leistende An- und Vorauszahlungen werden häufig Rechnungen ausgestellt. Diese werden in der Praxis als An- bzw. Vorauszahlungsrechnungen oder Proformarechnungen bezeichnet und berechtigen grundsätzlich zum Vorsteuerabzug.
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Bei Erstellung einer Endrechnung ist darauf zu achten, dass die vereinnahmten Beträge, über welche die genannten Rechnungen ausgestellt wurden, abgesetzt werden. Gleiches gilt für die auf den An- bzw. Vorauszahlungsrechnungen oder Proformarechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer.

Aus der Endrechnung muss somit hervorgehen, dass An- und Vorauszahlungen bereits geleistet wurden und die Umsatzsteuer auf die An- und Vorauszahlungen bereits abgeführt wurde.

Wird die Umsatzsteuer in der Endabrechnung erneut in voller Höhe ausgewiesen, stellt dies einen unberechtigten Steuerausweis dar. In diesem Fall müsste die in der Endrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer zusätzlich zu der in den An- bzw. Vorauszahlungsrechnungen oder Proformarechnungen ausgewiesenen Umsatzsteuer angemeldet und abgeführt werden. Eine Berichtigung ist nur unter den im Gesetz genannten Voraussetzungen möglich.

Um diese »doppelte« Umsatzsteuerzahlung zu vermeiden, sind bei Erstellung einer Endrechnung die genannten Grundsätze zu beachten.

Von den oben genannten An- bzw. Vorauszahlungsrechnungen oder Proformarechnungen zu unterscheiden sind ebenfalls als Proformarechnungen bezeichnete Eigenbelege. Falls die Ausstellung dieser Dokumente nicht gegenüber einem Anderen erfolgt, der Empfänger einer Leistung sein kann, ist auch ein etwaiger Ausweis von Umsatzsteuer unschädlich. »Rechnungen« über Innenleistungen (»Innenumsätze«) zwischen Teilen eines Unternehmens oder des Unternehmers an sich selbst als Privatperson gelten nicht als Rechnungen, sondern als unbeachtliche Eigenbelege.

14.07.2021
Franz Nicolas Keil

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