Die Belegausgabepflicht – QR-Code: Ja oder Nein?

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen hat der Gesetzgeber eine Belegausgabepflicht bei Nutzung von elektronischen (PC-) Kassensystemen vorgesehen. Diese gilt seit dem 1. Januar 2020 in Deutschland. Neben weiteren Pflichtangaben auf dem Beleg hat besonders der »QR-Code« für Aufsehen gesorgt. Was verbirgt sich hinter diesem Code und muss dieser ausgegeben werden?
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Neben den Ihnen bereits aus dem Umsatzsteuerrecht bekannten notwendigen Belegangaben, kommen folgende Pflichtangaben hinzu:

Diese Angaben werden von der technischen Sicherheitseinrichtung manipulationssicher generiert und auf dem Bon ausgegeben. Sie müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein und stets ausgegeben werden.

Der Aufdruck des QR-Codes ist freiwillig und wird nicht vom Gesetz vorgeschrieben. Jedoch bringt der Aufdruck des QR-Codes einige Vorteile mit sich.

Im Rahmen einer Kassennachschau kontrolliert die Finanzverwaltung die Kassenführung des Unternehmens. Anhand des Beleges und der darauf befindlichen Angaben kann die Finanzverwaltung kontrollieren, ob

  • das Kassensystem durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt wird
  • Geschäftsvorfälle laufend erfasst und signiert werden
  • die Anforderungen des Umsatzsteuerrechts, sowie der Kassensicherungsverordnung erfüllt werden.
  • das Kassensystem angemeldet worden ist (sobald technisch möglich)

Enthält der Bon zusätzlich einen QR-Code, kann eine Kassennachschau erfolgen, ohne dass der betriebliche Ablauf gestört wird. Durch die Beleg-Verifikation einzelner Bons, kann der Finanzbeamte die Integrität und Authentizität der Aufzeichnungen überprüfen. Enthält der Bon keinen QR-Code, kann lediglich durch einen Datenexport aus dem (PC-) Kassensystem oder der TSE direkt eine Prüfung der Daten erfolgen. In diesen Fällen wird es meist zu Störungen im betrieblichen Ablauf kommen.

Die neuen Pflichtangaben verlängern die auszugebenen Papierbons minimal. Entschließt man sich den QR-Code mitauszugeben, wird die Bonlänge markant verlängert. Jedoch überwiegen die Vorteile. Setzen Sie sich mit Ihrem Warenwirtschaftsanbieter oder Kassensystemhaus in Verbindung und erkundigen sich über die Möglichkeiten einer elektronischen Belegausgabe. Eine elektronische Belegausgabe geht mit der Kassensicherungsverordnung konform.

30.10.2020
Viktor Rebant

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